MaxTips pour conseillers financiers (1/4)

Des feuilles de calcul au CRM : assurer une transition fluide et réussie

Ce blogue représente le premier d’une série en quatre parties, tirée de MaximizerLes principales perspectives et l’expérience des conseillers financiers devraient considérer lorsqu’ils utilisent un CRM pour bâtir et élargir leur portefeuille d’affaires.

Au cœur de l’activité de conseiller financier se trouvent (a) les données et l’historique des clients et (b) les nouvelles opportunités/prospects clients. Lorsqu’il s’agit d’élargir les services pour les clients existants et d’en signer de nouveaux, le bon CRM a le pouvoir de transformer vos « listes » en un système de gestion riche, axé sur les tâches et les relations, qui amplifie à la fois le service à la clientèle et augmente les ventes.

Les conseillers financiers qui s’appuient sur un logiciel de gestion de la relation client (CRM) pour bâtir leur portefeuille d’affaires doivent comprendre que les « mauvaises données » et une mauvaise transition globale vers le CRM peuvent freiner les opérations commerciales et, ultimement, ralentir la performance des ventes. La bonne nouvelle, c’est qu’avec le bon plan de mise en œuvre – ainsi qu’avec le bon fournisseur – vous pouvez effectuer une transition en douceur, être opérationnel rapidement et vous concentrer sur ce qui compte le plus : servir les clients et faire croître votre portefeuille!

Environ 32% des représentants des ventes passent plus d’une heure chaque jour à la saisie de données.  Pire encore, les organisations de vente perdent environ 550 heures par année à cause d’une qualité de données insuffisante ou médiocre. Il n’est donc pas surprenant que les organisations aient du mal à convaincre leurs représentants d’adopter le CRM, sans parler de l’exploiter pour l’expansion de l’entreprise. La première et la plus cruciale étape est ce que nous avons Maximizer Appelez une importation « propre ».

« Quand il s’agit d’importer des données à partir de feuilles de calcul, ou peu importe comment les conseillers suivaient leurs clients et prospects, je leur dis toujours 'garbage-in, garbage-out' », explique Brad Hartfield, gestionnaire des solutions de conseillers financiers chez Maximizer . « Prendre des mesures très simples pour vraiment nettoyer vos données avant de les transférer dans un CRM aura des avantages à long terme qu’on ne peut sous-estimer », explique-t-il.

Pour une navigation tranquille, tenez le navire bien serré.

S’assurer que vos données sont correctement validées, bien organisées et attribuées avec précision avant de vous lancer dans le parcours d’exportation/importation du CRM vous évitera non seulement d’innombrables maux de tête dans le nouveau système, mais vous permettra aussi de démarrer rapidement et de tirer parti de votre nouveau CRM pour faire croître votre entreprise – comme vous êtes censé le faire!

• Planifiez à l’avance. Commencez par un inventaire des données dont vous disposez. Quelles données sont importantes et pourquoi? Un plan de mise en œuvre formel établissant les « règles » à travers votre organisation améliorera infiniment la continuité. Beaucoup de temps a été passé à corriger les confusions d’importations parce que les membres de l’équipe n’ont pas respecté le manuel.
• Standardisez vos champs de données. Cela signifie simplement que vos titres existants (dans Excel, par exemple) doivent correspondre aux champs correspondants de votre futur CRM. (par exemple, « Anniversaire » équivaut à « Anniversaire » au lieu de « B-Day », « Expiration de la police » ou « Expiration de la police » – choisissez-en un et standardisez... Vous voyez l’idée.)
• Définissez et attribuez la propriété. Assurez-vous que les clients et les prospects sont assignés à des représentants désignés. Plusieurs représentants poursuivant un seul client ou une même famille causeront bien sûr de la confusion – tant pour les représentants que pour les clients. De plus, toutes les informations et notes d’un client devraient être consolidées sur ce client, de peur que différents représentants aient des informations différentes pour le même client.
• « Déchets dehors. » Enlève les lentilles superflues. Si le coursier de l’entreprise n’est pas un client, supprimez-le de votre liste. Développez les détails. Quel est le prénom de B. Singh? Enlève les doublons. B. Singh et Bobby Singh sont-ils la même personne? Réduire la quantité de données inutiles peut aussi diminuer les coûts (j’en reparlerai plus bas).
• Allez au-delà des bases. L’objectif devrait être d’importer autant d’informations et de valeur que possible pour chaque contact. Ce faisant, vous vous préparez à des bonds en productivité et à une augmentation des ventes avec votre nouveau CRM. Vérifiez que toutes les notes, documents et autres périphériques importants peuvent aussi effectuer la transition. Et, surtout pour le conseil financier, votre fournisseur CRM supporte-t-il les « structures du foyer » et vos informations existantes (ou données CSV dans le jargon technique) se traduiront-elles correctement lors du processus d’importation.

Budget de transition, expertise technique et sécurité – poser les bonnes questions!

Lors de la phase de recherche de votre parcours CRM, assurez-vous de poser aussi les bonnes questions sur les coûts globaux et l’expertise technique disponible.

• Y a-t-il des coûts d’importation de données supplémentaires ou associés pour votre nouveau fournisseur CRM afin de transférer vos données vers leur plateforme? Ont-ils une expertise interne, est-ce qu’ils externalisent cette partie de l’intégration? Vont-ils faire des importations « test » pour voir si vos données correspondent à vos champs CRM? Le coût de l’importation de données est souvent lié au volume des données, et une grande migration peut parfois dépasser le coût total du CRM lui-même.
• Qu’est-ce qui est inclus – ou pas – dans votre abonnement? Les jours des « installations » logicielles sont révolus depuis longtemps. Le monde est passé aux plateformes SaaS et le CRM ne fait pas exception. Plus précisément, demandez-vous s’il y a un nombre minimum de licences à acheter? Est-ce que leurs coûts de mise à l’échelle sont liés à l’augmentation des besoins de stockage de données?
• Votre CRM prend-il la sécurité aussi au sérieux que vous? Vos données , c’est votre affaire. Qu’il s’agisse de conformité industrielle ou gouvernementale, assurez-vous que votre fournisseur CRM peut démontrer qu’il possède les qualifications de sécurité des données dont vous avez besoin et que vous souhaitez.

Avec une importation de données réussie dans votre nouveau CRM, une performance de vente accrue suivra sûrement.

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